1. Situering
KDV De Hoeksteen is een samenwerkingsverband van 6 vzw’s:
Vzw Blijvelde wzc in Kortemark
Vzw De Groene Verte woon en zorg in Merkem
Vzw Mater Amabilis wzc in Wervik
Vzw wzc Maria’s Rustoord in Dadizele
Vzw Godtsvelde in Kortemark
Vzw Cassiers wzc in Houthulst
KDV De Hoeksteen vertegenwoordigt bij deze alle vzw’s uit het samenwerkingsverband.
2. Bescherming van persoonsgegevens
KDV De Hoeksteen hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze cliënten, sollicitanten, vrijwilligers en bezoekers van de website omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de General Data Protection Regulation (GDPR).
Hoe KDV De Hoeksteen omgaat met de persoonlijke gegevens van zijn medewerkers wordt bepaald in een extra bijlage bij het arbeidsreglement.
3. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?
De 6 vzw’s van KDV De Hoeksteen zijn elk verwerkingsverantwoordelijke. De individuele medewerkers, die uw persoonsgegevens verwerken, worden - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.
Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij de algemeen directeurs via algdirectie@de-hoeksteen.be
Ook bij onze functionaris voor de gegevensbescherming kunt u terecht voor bijkomende informatie via dpo@de-hoeksteen.be.
4. Welke persoonsgegevens en voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens verwerkt?
4.1. Persoonsgegevens cliënten
Volgende lijst van persoonsgegevens van cliënten wordt mogelijks verwerkt door de medewerkers (niet limitatief):
Identificatiegegevens
Contactgegevens
Familiale gegevens
Gedragsgegevens en persoonlijke kenmerken
Gezondheidsgegevens
Financiële gegevens
…
4.2. Persoonsgegevens sollicitanten
Volgende lijst van persoonsgegevens van sollicitanten wordt mogelijks verwerkt door de medewerkers (niet limitatief):
Identificatiegegevens
Contactgegevens
Familiale gegevens
Gedragsgegevens en persoonlijke kenmerken
Opleidings- en beroepsgegevens
Gerechtelijke gegevens (Indien er een wettelijke verplichting is om een uittreksel uit het strafregister voor te leggen)
…
Bovenstaande gegevens worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject. Met uw toestemming worden deze gegevens ook verwerkt voor een contactname voor eventueel toekomstige vacatures binnen onze organisatie.
Uw reactie op onze vacature geldt als de actieve handeling waarbij u uw geïnformeerde, vrije, specifieke en ondubbelzinnige toestemming geeft voor de verwerking van uw gegevens. U kan deze toestemming altijd intrekken.
Het verstrekken van uw persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om het sollicitatietraject te doorlopen en in aanmerking te komen om bij ons aangeworven te worden. U bent niet verplicht deze gegevens te verstrekken. Indien u de gevraagde persoonsgegevens niet zou verstrekken kan het sollicitatietraject niet worden doorlopen en komt u niet in aanmerking voor aanwerving.
4.3. Persoonsgegevens vrijwilligers
Volgende lijst van persoonsgegevens van vrijwilligers wordt mogelijks verwerkt door de medewerkers (niet limitatief):
Identificatiegegevens
Contactgegevens
Financiële gegevens
…
Bovenstaande gegevens worden verwerkt met als doel de vrijwilligerswerking op een goeie manier te kunnen organiseren. In functie van de correcte toepassing van het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk kunnen er ook financiële gegevens geregistreerd worden ifv de forfaitaire onkostenvergoedingen.
4.4. Persoonsgegevens bezoekers contactformulier website
Volgende lijst van persoonsgegevens van personen die contact opnemen via het contactformulier op de website worden mogelijks verwerkt door de medewerkers (niet limitatief):
Identificatiegegevens
Contactgegevens
…
Bovenstaande gegevens worden verwerkt met als doel u te kunnen contacteren.
Het versturen van uw vraag en/of opmerking geldt als de actieve handeling waarbij u uw geïnformeerde, vrije, specifieke en ondubbelzinnige toestemming geeft voor de verwerking van uw gegevens. U kan deze toestemming altijd intrekken.
Het verstrekken van uw persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om terug contact met u te kunnen opnemen.
KDV De Hoeksteen verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van KDV De Hoeksteen te kunnen uitvoeren. KDV De Hoeksteen verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden en geeft geen gegevens door aan derden, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.
5. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?
De medewerkers hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie.
Voor de uitvoering van bepaalde taken doet KDV De Hoeksteen beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van KDV De Hoeksteen persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:
ICT-bedrijven waar De Hoeksteen mee samenwerkt,
Overheidsinstanties die bepaalde informatie opvragen: RIZIV, …
Verzekeringsinstellingen
…
KDV De Hoeksteen stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR.
6. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
KDV De Hoeksteen kan rechtstreeks bij u de gegevens opvragen, of wij verkrijgen uw gegevens via andere overheden of organisaties.
7. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving (https://www.merak.be) ons hiertoe verplicht.
8. Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht om inzage te krijgen in de gegevens die wij over u verwerken. Hiervoor kunt u de algemeen directeurs (algdirectie@de-hoeksteen.be) of de functionaris voor gegevensbescherming (dpo@de-hoeksteen.be) contacteren. De 6 vzw’s van KDV De Hoeksteen houden hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om:
gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie)
uw gegevens te (laten) wissen
de verwerking van uw gegevens te beperken
bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)
Recht op intrekken toestemming
U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.
Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit
Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
De kantoren van de Gegevensbeschermingsautoriteit zijn iedere werkdag voor het publiek toegankelijk op afspraak.
Telefonisch bereikbaar op
Maandag en donderdag: 13u00 tot 16u30
Dinsdag: 08u30 tot 12u00 - 13u00 tot 16u30
Woensdag en vrijdag: 08u30 tot 12u00
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact
9. Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens
De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.
De doeleinden van KDV De Hoeksteen zijn voornamelijk verankerd in wetgeving.
Indien KDV De Hoeksteen op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.
Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.
Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal deze aan u gevraagd worden. Dienstverlening van KDV De Hoeksteen die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving kan zijn:
Toestemming om beeldmateriaal van bewoners te publiceren
Het verzamelen van de nodige gegevens ifv een sollicitatietraject
…
Bij elke verwerking zal door middel van een actieve handeling van u uw toestemming gevraagd worden. Op de formulieren van de website zal u actief moeten aanvinken dat u akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat u actief “aanvinkt” akkoord te gaan met de verwerkingen.
Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) uw gegevens worden opgevraagd.
Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt KDV De Hoeksteen bij in haar registers van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.
